Como usar os filtros dos relatórios
Os filtros dos Relatórios ajudam você a reduzir os resultados e analisar somente as informações que realmente interessam naquele momento.
Em vez de olhar todo o histórico financeiro de uma vez, você pode limitar a consulta por período, categoria e outros critérios disponíveis na tela.
Os filtros servem apenas para consultar e organizar os resultados. Aplicar um filtro não cria, edita, exclui ou movimenta dinheiro.
Por que usar filtros?
À medida que o histórico cresce, uma consulta sem filtros pode reunir muitos lançamentos diferentes.
Os filtros ajudam a responder perguntas mais específicas, como:
- quanto foi gasto em determinado período;
- quais despesas pertencem a uma categoria;
- quais lançamentos formaram determinado resultado;
- quanto foi gasto com veículos;
- quais registros estão dentro de uma faixa de datas;
- por que determinado total ficou diferente do esperado.
Comece conferindo o período
O período é um dos filtros mais importantes de qualquer relatório.
Antes de interpretar o resultado, confira sempre a data inicial e a data final utilizadas na consulta.
Um lançamento que aconteceu fora desse intervalo não deve aparecer no resultado daquele período.
- Abra Relatórios.
- Localize os campos de período.
- Informe a data inicial.
- Informe a data final.
- Aplique ou atualize a consulta conforme a opção apresentada pelo programa.
- Confira os resultados retornados.
Filtre por categoria
O filtro de categoria ajuda a analisar um grupo específico de receitas ou despesas.
Por exemplo, se você quiser analisar os gastos relacionados a veículos, selecione a categoria correspondente quando essa opção estiver disponível.
O relatório passa a apresentar somente os registros que correspondem aos critérios utilizados na consulta.
Exemplo: Carros e outros veículos
No dataset público da Família Almeida, a categoria Carros e outros veículos pode ser utilizada para demonstrar uma consulta mais específica.
Ao selecionar o período e essa categoria, o relatório reduz os resultados para os lançamentos correspondentes, facilitando a conferência dos gastos relacionados ao veículo.
Esse tipo de filtro é especialmente útil quando você quer descobrir quais despesas formaram determinado total.
Combine período e categoria
Um dos usos mais úteis dos filtros é combinar mais de um critério.
Por exemplo, em vez de consultar todas as despesas de veículos existentes no histórico, você pode analisar somente:
- uma categoria específica;
- dentro de um período específico.
Isso torna o resultado muito mais fácil de conferir.
Confira os lançamentos que ficaram no resultado
Depois de aplicar os filtros, não olhe apenas para o total apresentado.
Confira também os lançamentos que formaram aquele resultado.
- descrição;
- data;
- valor;
- categoria;
- situação do lançamento;
- outros dados apresentados na consulta.
Essa conferência permite entender exatamente de onde veio o número apresentado pelo relatório.
Um filtro não altera o histórico
Aplicar um filtro apenas muda quais informações aparecem naquela consulta.
Os lançamentos continuam registrados normalmente no Livro Razão.
Por isso, você pode testar diferentes períodos e categorias sem risco de alterar os registros financeiros.
Se um lançamento esperado não aparecer
Quando um lançamento que você esperava encontrar não estiver no resultado, confira primeiro os filtros utilizados.
- confira se a data está dentro do período;
- confira a categoria do lançamento;
- verifique se existe outro filtro ativo;
- confira se o lançamento está Agendado ou Realizado;
- verifique se o registro realmente pertence ao tipo de resultado que está sendo analisado.
Muitas vezes o lançamento não desapareceu. Ele apenas não corresponde aos critérios da consulta atual.
Se aparecerem lançamentos que você não esperava
Também pode acontecer de o relatório retornar registros que você não esperava encontrar.
Nesse caso, confira:
- a categoria utilizada no lançamento;
- a data;
- o período da consulta;
- a situação do registro;
- se existe alguma classificação incorreta na origem.
Se houver um erro de cadastro, a correção deve ser feita no lançamento correspondente, e não no relatório.
Limpe ou altere os filtros para fazer outra análise
Depois de terminar uma consulta, altere ou remova os filtros antes de começar uma análise diferente.
Isso evita que um critério antigo continue restringindo o resultado sem que você perceba.
- Confira quais filtros estão ativos.
- Remova ou altere os critérios que não serão mais usados.
- Defina o novo período ou categoria.
- Execute novamente a consulta.
- Confira se o resultado corresponde à nova análise.
Use filtros para investigar diferenças
Os filtros também são úteis quando um total parece maior ou menor do que você esperava.
Em vez de analisar todo o histórico, reduza a consulta gradualmente até localizar os registros que explicam a diferença.
- comece pelo período;
- adicione a categoria;
- observe os lançamentos retornados;
- procure valores duplicados ou inesperados;
- confira as datas;
- confira a classificação dos registros.
Transferências não devem virar despesas ou receitas por causa do filtro
Aplicar filtros não muda a natureza de uma movimentação.
Uma transferência continua sendo transferência. Ela não se transforma em receita ou despesa apenas porque aparece em determinada consulta.
Isso é importante ao interpretar resultados financeiros e evitar totais artificialmente maiores.
Compra no cartão continua sendo a despesa
Ao filtrar despesas, lembre-se de que a compra feita no cartão representa o gasto.
O pagamento da fatura não deve duplicar as mesmas compras nos resultados.
Se um relatório parecer apresentar a mesma despesa duas vezes, confira os lançamentos retornados antes de fazer qualquer alteração.
Agendado e realizado podem mudar a leitura
Ao interpretar os resultados, observe também a situação dos lançamentos.
- Agendado: representa algo previsto.
- Realizado: representa uma movimentação que efetivamente aconteceu.
Se um número parecer diferente do esperado, confira se os registros retornados têm a situação adequada para a análise que você está fazendo.
Não altere o filtro para esconder um erro
Os filtros servem para analisar os dados, não para fazer um resultado parecer correto.
Se houver um lançamento duplicado, valor incorreto ou categoria errada, corrija a origem do problema.
Depois, volte ao relatório e faça novamente a consulta para confirmar o resultado.
Resumo
- Os filtros reduzem os resultados do relatório.
- Comece sempre conferindo o período.
- Use categorias quando quiser analisar um grupo específico.
- Combine filtros para tornar a consulta mais precisa.
- Confira os lançamentos que formaram o resultado.
- Aplicar filtros não altera o Livro Razão.
- Se um lançamento não aparecer, confira os critérios ativos.
- Se houver erro, corrija o lançamento na origem.
- Transferências continuam sendo transferências.
- A compra no cartão continua sendo a despesa; pagar a fatura não deve duplicá-la.